De acuerdo. Era la duda que tenía.
Entonces para facilitar las cosas al organizador global, como bien dices, lo mejor es mandar un privado con la lista, y la cantidad a ingresar por persona y en total, incluídos los gastos de envío ya divididos entre los apuntados.
Así con ésto, el encargado de cada ciudad tan sólo se limitaría a recibir camisetas y a organizarse con el resto para su posterior entrega.